Politique en Matière de Confidentialité et de Cookies

Charte sur la Protection des Données

Notre charte sur la protection des données vous fournit des informations sur les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant, sur la façon dont nous utilisons ces données et sur vos droits relatifs aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.

Cette charte est d’application à partir du 25 mai 2018.

1. Qui sommes-nous ?

Shurgard Europe VOF (« Shurgard » ou « nous ») est une société dont le siège social se trouve à Breedveld 29, 1702 Dilbeek, Belgique et enregistrée à la Banque Carrefour des Entreprises sous le numéro 0884.371.665.

En tant que responsable du traitement des données, nous respectons votre droit à la vie privée et traitons uniquement les données personnelles que vous nous fournissez conformément aux lois applicables en matière de protection des données et à la présente politique. (Les lois applicables en matière de protection des données comprennent (i) le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679, « RGPD ») ; et (ii) toutes les autres lois existantes ou nouvelles applicables concernant le traitement des informations relatives à une personne physique ainsi qu’au respect de la vie privée ou ayant une incidence sur ce traitement.)

Si vous avez des questions sur la façon dont nous recueillons, stockons et utilisons vos données personnelles, ou si vous avez d’autres questions relatives à la protection de la vie privée, veuillez nous envoyer un e-mail à l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

2. Les données personnelles que nous recueillons à votre sujet

Nous recueillons des données personnelles à votre sujet (telles que votre nom, votre adresse postale, votre adresse e-mail, vos numéros de téléphone, votre date de naissance, vos détails de paiement) lorsque vous vous inscrivez pour participer ou recevoir un service de notre part, comme une demande de rappel pour obtenir un devis ou pour réserver un box en ligne ou en personne si vous vous rendez dans l’un de nos centres de stockage pour signer un contrat.

Nous recueillons également des données personnelles lorsque vous nous contactez, que vous nous envoyez des commentaires ou que vous répondez à des sondages.

Notre site Web utilise également des cookies (voir la section « Utilisation des cookies » ci-dessous) et collecte les adresses IP (c’est-à-dire un numéro permettant d’identifier de façon unique un ordinateur ou un autre appareil spécifique sur Internet).

Nous collectons également des données personnelles vous concernant par l’intermédiaire de nos sites Web. Si vous visitez l’un de nos centres de stockage, certaines données personnelles peuvent être collectées à partir d’appareils et de systèmes de surveillance tels que le circuit fermé de vidéosurveillance et les portes d’entrée de nos centres.

Nous pouvons être amenés à suivre et à enregistrer les communications que nous avons avec vous (telles que les conversations téléphoniques et les courriels). Nous le faisons pour assurer la qualité de notre service à la clientèle et pour former nos équipes opérationnelles.

3. Comment stockons-nous et utilisons-nous vos données?

Nous, ou toute société tierce de traitement des données agissant en notre nom (pour plus d’informations sur les sociétés de traitement des données agissant en notre nom, voir ci-dessous au point 4), pouvons collecter, stocker et utiliser vos données personnelles énumérées ci-dessus aux fins suivantes :

vous identifier (en ce compris pour vérifier votre identité et nous assurer que vous ne faites l’objet d’aucun régime de sanctions) et gérer tout compte que vous détenez chez nous ;
vous contacter pour des raisons liées au service auquel vous êtes abonné ou pour fournir les informations que vous avez demandées ;
effectuer les paiements pour nos services ;
résoudre les litiges ou recouvrer les paiements en souffrance ;
mettre notre site Web et son contenu à votre disposition ;
effectuer des réservations de box par le biais de notre site Web ;
répondre à vos demandes en ligne et vous fournir les services que vous demandez ;
si et dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement explicite, vous fournir un contenu promotionnel (par courrier, e-mail ou SMS/MMS) ou vous inclure dans nos campagnes promotionnelles et offres relatives à nos produits et services ;
effectuer des études de marché ;
mieux comprendre, par le biais de cookies, les tendances liées à l’utilisation de notre site Web afin d’améliorer nos produits, services et offres sur le site Web. Pour plus d’informations sur les cookies que nous déployons sur notre site Web, veuillez consulter la section « Utilisation des cookies » ci-dessous ;
détecter et prévenir les fraudes et/ou autres délits qui pourraient survenir dans nos centres de stockage;
respecter nos obligations légales, telles que les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
assurer des formations et permettre la réalisation d’activités de suivi interne dans le but d’améliorer la qualité de nos services ;
fournir la preuve des transactions ayant pu être réalisées ou des contrats ayant pu être conclus lors de ces communications.

Nous traitons vos données personnelles aux fins susmentionnées :

dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement (selon 3 (h) et pour les cookies qui nécessitent un consentement selon 3 (i)) ; OU
dans la mesure où le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat (selon 3(a) à 3(g) inclus ; OU
dans la mesure où le traitement est nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes de Shurgard pour mener à bien nos activités (selon 3(k), 3(l) et 3(n)) et pour améliorer (la qualité de) notre offre de produits et de services (selon 3(i), 3(m) et pour les cookies qui ne nécessitent pas de consentement selon 3(j)). À cette fin, nous nous efforçons de maintenir un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos données à caractère personnel et la préservation de vos droits et libertés, en ce compris la protection de votre vie privée.

4. Comment partageons-nous vos données personnelles et avec qui les partageons-nous ?

4.1 Principe

Nous nous engageons à ne pas vendre, louer ou divulguer de quelque manière que ce soit vos données personnelles à des tiers, sauf tel que décrit dans la présente charte.

4.2 Filiales/sociétés affiliées et fournisseurs tiers

Nous pouvons transmettre vos données personnelles à nos filiales ou sociétés affiliées ainsi qu’à des fournisseurs tiers pour traiter vos données personnelles en notre nom aux fins décrites ci-dessus. Ces parties sont tenues de traiter ces informations selon nos instructions et conformément à notre charte sur la protection des données.

Les fournisseurs tiers auxquels nous pouvons divulguer vos données personnelles sont :

des prestataires de services sous contrat avec nous afin de soutenir nos activités commerciales, comme les services technologiques, les services d’identification et d’authentification, la prévention de la fraude et le recouvrement de créances ;
nos assureurs et courtiers d’assurance si vous souscrivez une assurance par notre intermédiaire ;
toute personne que vous avez nommée comme personne de contact pour discuter de votre compte ;
toute personne qui est votre agent ou représentant, comme le titulaire d’une procuration, un tuteur légal ou un exécuteur testamentaire ;
toute personne avec qui nous négocions en tant qu’acheteur potentiel de notre entreprise ou si nous proposons de fusionner notre entreprise avec une autre entreprise.

4.3 Respect des lois et des procédures judiciaires

Nous pouvons divulguer vos données personnelles dans les cas suivants :

lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi applicable, par un organisme gouvernemental ou dans le cadre de toute enquête visant à prévenir ou à détecter une activité illégale ;
pour établir ou exercer nos droits ou nous défendre contre des actions en justice ;
pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures contre les activités illégales, la fraude présumée, les situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne, les violations de nos conditions d’utilisation de nos unités de stockage.

4.4 Divers

Si un tiers acquiert tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs, nous pouvons divulguer vos données personnelles à ce tiers dans le cadre de l’acquisition.

5. Durées de rétention

Nous conserverons vos données personnelles dans nos systèmes aussi longtemps que nécessaire pour assurer la gestion de(s) service(s) auxquels vous avez souscrit, nous conformer à nos obligations légales, résoudre les litiges et/ou pour permettre l’exécution et la mise en œuvre nos contrats. Concrètement, cela signifie que :

S’agissant de vos données personnelles sauvegardées ou enregistrées dans le cadre de la gestion de nos bâtiments et installations :

les données reprises dans nos registres des visiteurs seront conservées pendant six (6) mois à compter de la date de leur collecte.
les enregistrements CCTV/vidéo seront conservés pendant un (1) mois à partir du moment où ils ont été réalisés, sauf s’ils peuvent contribuer à prouver une infraction, des dommages ou un comportement abusif. Dans ce cas, ces enregistrements pourront être conservés jusqu’à la clôture du dossier/litige relatif à l’infraction, aux dommages ou au comportement abusif.
les rapports relatifs aux incidents de sécurité seront sauvegardés pendant dix (10) ans à compter de leur clôture ou vingt (20) ans à compter de la date de l’incident, en fonction de la durée la plus longue.

S’agissant de vos données personnelles collectées à des fins de formation et de suivi de la qualité :

les enregistrements téléphoniques des appels entrants et sortants entre vous et Shurgard seront conservés pendant une durée maximale de six (6) mois à compter de la date de l’enregistrement (et les documents d’analyse établis sur la base de ces enregistrements audio seront conservés pendant une durée maximale de douze (12) mois), après quoi tous les enregistrements téléphoniques et documents d’analyse seront définitivement supprimés.
les e-mails que vous avez envoyés à Shurgard dans le cadre de vos questions et demandes de renseignements seront conservés pendant une durée de douze (12) mois à compter de leur date d’envoi. Shurgard conservera par ailleurs des données anonymisées, ainsi que des documents d’analyse portant sur le volume d’e-mails, les contenus et les niveaux de service, pendant une durée supplémentaire maximale de douze (12) mois avant de les supprimer.

S’agissant de vos données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des relations clients à des fins commerciales et d’identification :

l’ensemble des données et documents relatifs aux transactions Shurgard devant être comptabilisées dans les états financiers (p. ex. pièces d’identité présentées à la signature du contrat, contrats de location, contrats d’assurance, lettres de rappel et preuve de leur envoi, relevés bancaires, bons de commande, bons de livraison des biens et services fournis par des sous-traitants (reçus), comptes rendus d’échanges et e-mails) seront sauvegardés pour une durée maximale de dix (10) ans à compter de la fin de la relation.
les documents liés aux réclamations et plaintes (photographies, déclarations de sinistre, devis, inventaires d’unité (articles endommagés) et courriers/e-mails) (preuve de toute communication) seront conservés pour toute la durée de la procédure y afférente.

S’agissant des données personnelles que nous collectons lorsque vous utilisez notre site Web :

les données que nous traitons lors de votre visite sur notre site Web pour rendre le site accessible et assurer son bon fonctionnement ne sont enregistrées que pour la durée de votre visite sur notre site. Si cela s’avère nécessaire pour certaines fonctions, nous sauvegardons également vos données pour une durée plus longue.
les durées de rétention des cookies paramétrés sur notre site Web sont consultables au point 7 ci-dessous.

6. Transferts internationaux

Dans le cadre des finalités susmentionnées, nous nous efforçons d’éviter autant que possible le transfert de données personnelles que nous collectons auprès de vous vers des sociétés de traitement des données tierces situées en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque nous transmettons des données personnelles que nous collectons auprès de vous à des sociétés de traitement des données tierces situées en dehors de l’Espace économique européen et qui n’offrent pas un niveau de protection adéquat, nous garantissons l’utilisation d’outils de transfert de données appropriés tels que la conclusion de clauses contractuelles standard émises par la Commission européenne.

7. Cookies

Les technologies telles que les cookies, les balises et les scripts sont utilisées par nous et nos partenaires, nos filiales ou nos fournisseurs d’analyses ou de services. Ces technologies sont utilisées pour analyser les tendances, gérer notre site Web, suivre les mouvements des utilisateurs autour de notre site Web et recueillir des informations démographiques sur nos utilisateurs. Nous pouvons recevoir des rapports basés sur le recours à ces technologies par ces sociétés sur une base agrégée.

Nous utilisons notamment des cookies pour mémoriser les paramètres de l’utilisateur (par exemple, les préférences linguistiques). Les utilisateurs peuvent contrôler l’exploitation des cookies au niveau de chaque navigateur. Si vous refusez les cookies, vous pouvez toujours consulter notre site Web, mais votre capacité d’employer certaines fonctionnalités ou zones de notre site Web peut être limitée.

Le blocage des cookies peut conduire à une navigation inaboutie, car, dans ce cas, nous ne pouvons garantir le fonctionnement complet de notre site Web.

Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et sur les informations collectées à l’aide des cookies, veuillez consulter la section « Utilisation des cookies » ci-dessous.

8. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles que vous nous fournissez contre tout traitement non autorisé ou illégal ainsi que contre la destruction, la perte ou les dommages accidentels. Par exemple :

nous stockons vos données personnelles sur des serveurs sécurisés ; et
les détails des paiements sont cryptés sur le serveur sécurisé.

Bien que nous déployions tous les efforts raisonnables pour assurer la sécurité de vos données personnelles, l’utilisation d’Internet n’est pas entièrement sécurisée et pour cette raison, nous ne pouvons pas garantir la sécurité ou l’intégrité des données personnelles qui sont transférées de vous ou vers vous via Internet. Si vous avez des préoccupations particulières au sujet de vos informations personnelles, veuillez nous contacter (voir la section « Comment pouvez-vous nous contacter ? » ci-dessous).

9. Sites Web tiers

Le site Web de Shurgard contient des liens renvoyant vers d’autres sites Web exploités par des tiers. La Politique de confidentialité de Shurgard s’applique uniquement aux données personnelles que nous collections par le biais de notre site Web et ne s’applique pas aux autres sites Web auxquels notre site Web peut être lié, avec ou sans notre permission. Nous ne sommes pas responsables des données personnelles que des tiers peuvent collecter, stocker et exploiter par le biais de leur site Web. Vous devriez toujours lire attentivement la charte sur la protection des données de chaque site Web que vous consultez.

10. Quels sont vos droits ?

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :

le droit d’avoir accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
le droit de nous demander de mettre à jour ou de corriger les données personnelles obsolètes ou incorrectes que nous détenons à votre sujet ;
lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait ;
le droit de suppression lorsque les conditions de l’article 17 du RGPD sont remplies ;
le droit à la limitation du traitement lorsque les conditions de l’article 18 du RGPD sont remplies ;
le droit à la portabilité des données dans la mesure où les conditions de l’article 20 du RGPD vous sont applicables ;
le droit de s’opposer au traitement des données personnelles vous concernant, dans la mesure où les conditions de l’article 21 du RGPD sont remplies ;
le droit de porter plainte auprès d’une autorité de surveillance ; et
le droit de vous retirer de toute communication de marketing direct que nous pouvons vous envoyer (avec votre consentement).

(À l’exception du paragraphe 10 (h) de la présente charte), vous pouvez faire valoir ces droits à tout moment en nous envoyant un e-mail à l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

11. Mises à jour de la Charte sur la Protection des Données

La présente charte peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements effectués dans nos pratiques en matière de données personnelles. Il est conseillé de vérifier régulièrement cette charte pour vous assurer que vous êtes au courant de la version la plus récente.

12. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions au sujet de la présente charte et/ou de la façon dont nous collectons, stockons et utilisons vos données personnelles, vous pouvez nous envoyer un e-mail à l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

Utilisation des cookies

Shurgard utilise des cookies concernant votre accès au site Web, vos paramètres personnalisés ainsi que votre comportement de navigation, par exemple pour mémoriser les paramètres de l’utilisateur (comme les préférences linguistiques). Les utilisateurs peuvent contrôler l’utilisation des cookies au niveau de chaque navigateur. Si vous refusez les cookies, vous pouvez toujours utiliser notre site Web, mais votre capacité d’utiliser certaines fonctionnalités ou zones de notre site Web peut être limitée.

1. Que sont les cookies ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur par le serveur de notre site Web lors de votre visite. Ils contiennent certaines informations comme le nom du site Web, la « durée de vie » du cookie et certains chiffres et numéros.

2. Comment Shurgard utilise-t-elle les cookies ?

Nous utilisons des cookies sur notre site Web :

pour améliorer la fonctionnalité de notre site Web ;
pour nous permettre de vous reconnaître en tant que visiteur unique lorsque vous revenez sur notre site Web et adapter le contenu selon vos préférences ; et
pour nous permettre d’adapter les publicités selon vos intérêts ou pour éviter de vous montrer les mêmes publicités à plusieurs reprises ; et
pour compiler des statistiques anonymes et agrégées qui nous permettent de comprendre la façon dont les utilisateurs utilisent notre site Web et de nous aider à en améliorer la structure.

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Le tableau ci-dessous montre tous les cookies que nous, ou des parties tierces, employons sur notre site Web :