Sie haben jede Menge Papierkram oder Dokumente für Ihr Unternehmen?
Wenn Sie gerne Ordnung in den Papier-Dschungel bringen möchten, sind Sie hier genau richtig – wir haben fünf Top-Tipps, um Ihre Unterlagenverwaltung in Ordnung zu bringen.
1. Ein System schaffen
Das Ganze muss Sinn ergeben – für Sie UND für jeden, der Zugriff auf die Unterlagen benötigt (sowohl zu herkömmlichen Unterlagen als auch zu Online-Dateien).
Die Hauptkategorien umfassen die Ordnung nach folgenden Punkten: Thematisch, Alphabetisch, Numerisch, Geographisch oder Chronologisch.
Wählen Sie den Rahmen, der für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist, und beginnen Sie mit einem System, das sowohl für Ihre Papier- als auch für Ihre digitalen Akten verwendet werden kann.
Top-Tipp! Nutzen Sie eine farbliche Codierung für die wichtigsten oder am häufigsten verwendeten Dateien. Farbe ist sehr effizient, um gesuchte Dokumente leicht ausfindig zu machen.
2. Benennungskonvention nutzen
Benennungskonvention (oder Taxonomien) spielen eine besondere Rolle, wenn Sie Ordnung ins digitale Chaos bringen – Sie sollten in jedem Fall für alle Dokumente, die Sie ablegen, dieselbe Struktur verwenden.
Eine typische Benennungskonvention sollte kurz, aber knackig sein. Sie sollte keine Sonderzeichen enthalten – auch keine Punkte.
Nutzen Sie stattdessen erkennbare Wortformate, einschließlich Großbuchstaben und Unterstrichen, um eine Art Leerzeichen zu erzeugen, und halten Sie sich an ein einheitliches Datumsformat.
Auch die Angabe einer Versionsnummer ist ratsam, damit Sie auch die Wiederholungen im Blick behalten können.
3. Alte Dateien löschen
Bestimmte historische Dateien aufzubewahren, ist natürlich wichtig, aber es gibt zweifellos eine Menge, was gelöscht oder zumindest archiviert werden kann, damit es keinen Platz in einem echten oder digitalen Ordner beansprucht.
Legen Sie ein – nach Ihrem Gefühl geeignetes – Ablaufdatum fest, damit ältere Inhalte nach einem bestimmten Zeitraum überprüft und entfernt werden können.
Tragen Sie einen Termin in Ihren Kalender ein, an dem Sie das erledigen. So schaffen Sie Platz für die Ordner, die Sie tatsächlich öfter benötigen.
Wenn Sie lieber archivieren, als zu riskieren, dass Dinge verloren gehen, erstellen Sie einfach einen Archivordner, in den Sie die Dateien verschieben können, oder eine (physische) Archivbox, in der Sie die alten Unterlagen ablegen.
Die ganze Sache mit dem Archiv kann aber viel Zeit kosten – achten Sie also darauf, was Sie behalten. Wenn die Archivbox im Büro schon fast platzt, sollten Sie einen Lagerraum nutzen, um die Sachen aufzubewahren, den Sie in Zukunft eventuell noch benötigen.
4. Laufende Arbeit vs. erledigte Arbeit
Der Tipp ist echt clever und hilft Ihnen bei der Priorisierung Ihrer Dokumente. Teilen Sie die Ordner in solche für laufende Projekte und solche für bereits erledigte Projekte ein.
Mit dieser Kategorisierung können Sie sich leichter auf die Arbeit konzentrieren, die Ihre akute Aufmerksamkeit erfordert. Es kann auch helfen, Ihre Ordner nach dem Datum der Fertigstellung zu gruppieren, damit Sie Ihre Fristen im Blick haben.
5. Trennen Sie Arbeit und Privatleben
Denken Sie daran, Ihre Geschäftsunterlagen für Ihre gesonderten Arbeitszwecke aufzubewahren.
Die Vorteile sind zahlreich – vor allem sorgen Sie dafür, dass Sie eine klare Trennung zwischen Arbeit und Privatleben haben. Das ist nicht nur für Ihr eigenes Wohlbefinden sinnvoll, sondern auch für ein effizienteres Ablagesystem.
Und Sie wollen wahrscheinlich sowieso nicht, dass sich jeder auf der Arbeit Ihre Urlaubsfotos ansieht!
Was sind Ihre Top-Tipps für die Organisation der Arbeitsunterlagen?
Lassen Sie es uns im Kommentarfeld unten wissen.
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