Vous avez beaucoup de paperasse ou de documents pour votre entreprise ? Si vous avez besoin d’aide pour vous organiser, voici 5 conseils pour mettre de l’ordre dans vos papiers administratifs.
1. Créez un système
Ce système doit avoir du sens pour vous ET pour toutes les personnes qui auront besoin d’accéder aux dossiers (qu’ils soient au format papier ou numérique).
Les principales catégories de classement sont les suivantes : Par objet, ordre alphabétique, ordre numérique, géographique ou chronologique.
Choisissez celui qui convient le mieux à votre activité et mettez en place un système qui s’applique à la fois à vos fichiers papier et numériques.
Conseil en or : utilisez un code couleur pour les fichiers les plus importants ou les plus souvent utilisés. La couleur est un moyen très efficace de retrouver facilement certains documents.
2. Utilisez des conventions d’appellation
Les conventions d’appellation (ou taxonomies) sont particulièrement importantes lorsque vous organisez vos dossiers numériques.
Cependant, nous vous conseillons de conserver la même structure pour tous les documents que vous classez. Une bonne convention d’appellation doit être courte, mais descriptive.
Évitez tout caractère spécial, y compris les points. Utilisez plutôt des formats de mots reconnaissables, notamment des majuscules et des tirets bas en guise d’espaces, et gardez le même format de date.
Pensez aussi à ajouter un numéro de version afin de suivre les différentes répétitions.
3. Supprimez les anciens fichiers
Bien sûr, certains historiques de dossiers doivent être conservés, mais vous avez sans aucun doute de nombreux documents qui peuvent être supprimés ou du moins archivés afin de libérer un peu de place dans vos classeurs physiques ou vos dossiers numériques.
Fixez une date d’expiration (celle que vous jugez adéquate) pour revoir vos dossiers plus anciens et les supprimer après un certain temps.
Programmez dans votre agenda une date récurrente à laquelle vous devrez effectuer cette tâche. Cela vous permettra de libérer de l’espace pour les dossiers que vous consultez plus régulièrement.
Si vous préférez les archiver plutôt que de risquer de les perdre, il vous suffit de créer un dossier d’archives dans lequel vous pouvez déplacer les fichiers numériques, ou de créer une boîte à archives pour y placer vos anciens documents.
Cependant, les archives peuvent vite prendre de la place, alors choisissez bien ce que vous gardez. Si vous constatez que votre bureau à domicile se remplit de boîtes d’archives, utilisez un box de stockage pour conserver les dossiers dont vous pourriez avoir besoin ultérieurement.
4. Triez les tâches en cours et les tâches terminées
Cette astuce est très pratique pour vous aider à établir des priorités dans votre classement. Séparez les dossiers en fonction des projets en cours et de ceux qui sont déjà terminés.
Ce processus de catégorisation vous permettra de vous concentrer plus facilement sur le travail qui requiert votre attention immédiate.
Vous pouvez également regrouper vos dossiers par date d’achèvement, ce qui vous permettra d’avoir une vision claire de vos échéances.
5. Ne mélangez pas fichiers pros et persos
Pensez à réserver votre classement à vos dossiers professionnels uniquement. Cette méthode a de nombreux avantages, notamment celui de ne pas mélanger vie professionnelle et vie personnelle.
Elle sera bénéfique pour votre bien-être et pour l’efficacité de votre système de classement. De plus, vous n’avez probablement pas envie que tous vos collègues de travail voient vos photos de vacances !
Et vous, quels sont vos meilleurs conseils pour organiser vos dossiers professionnels ?
Dites-nous tout dans la section « commentaires » ci-dessous !
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