La décision a été prise : votre bureau change d’emplacement. Le temps est venu de passer à l’action. Comme le dit le dicton, « Ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer ».
Organisez-vous, scindez le travail en tâches concrètes et suivez nos conseils pratiques pour limiter le stress lié au déménagement d’un bureau.
ESPACE
Allez-vous avoir plus ou moins d’espace de bureau ? Si vous passez à un espace plus réduit, prenez le temps de réfléchir à ce qui est essentiel au bon fonctionnement de votre entreprise et de rationaliser vos équipements.
Et si vous gagnez de l’espace, cela ne signifie pas que vous devez tout emporter avec vous. La période de préparation du déménagement est le moment idéal pour faire le tri dans les armoires, les tiroirs et le sous-sol.
Jetez, donnez ou vendez tout ce dont vous n’avez plus besoin. Stockez les objets que vous voulez garder, mais que vous ne pouvez pas emporter.
PLANS D’ÉTAGE
Les plans d’étage sont essentiels. Non seulement ils vous aident à comprendre comment aménager le nouveau bureau, mais ils permettent aussi à tout le monde de visualiser le nouvel espace.
Les employés seront en mesure de situer leur nouveau bureau, ce qui évitera le chaos le premier jour.
COMMUNIQUEZ
Le changement peut être perturbant et déconcertant à ce propos. Communiquez ouvertement avec votre équipe sur ce qui va se passer. Si vous apaisez les craintes à l’avance, le jour du déménagement sera moins stressant.
PRÉVENEZ TOUT LE MONDE
N’oubliez pas d’informer tous vos contacts ! Transmettez-leur les dates clés, les éventuelles interruptions de service et les nouvelles coordonnées le plus tôt possible.
N’oubliez pas de mettre à jour les coordonnées de votre entreprise sur les en-têtes de vos différents courriers, ainsi que sur les sites web ou les documents imprimés.
DÉSIGNEZ UN CHEF DE PROJET
Prévoyez un interlocuteur privilégié pour le déménagement de votre bureau. Quelqu’un qui aura une vue d’ensemble complète, qui pourra coordonner la logistique et qui s’assurera que les communications sont cohérentes.
Vous pouvez choisir quelqu’un en interne ou externaliser cette tâche, s’il s’agit d’un projet important. Si vous choisissez un collaborateur interne, n’oubliez pas d’alléger sa charge de travail pour qu’il puisse se consacrer à cette tâche. Cela lui prendra du temps.
ÉTIQUETEZ À GOGO
Sur chaque carton, écrivez clairement son contenu et son emplacement prévu. Ainsi, les bons équipements arriveront au bon endroit le jour du déménagement.
EMBALLEZ
La solution la plus simple est de faire appel à des déménageurs professionnels pour vous aider. Si ce n’est pas possible, donnez-vous suffisamment de temps pour tout emballer.
Demandez à chacun de se charger de son propre espace. Expliquez clairement ce qui peut/ne peut pas être emballé et comment étiqueter les boîtes.
Pour le reste, faites l’inventaire de tout ce qui doit être déménagé. Passez en revue le matériel lourd – vous aurez peut-être besoin de louer des chariots ou des remorques pour vous aider à déménager.
Pensez également aux solutions de stockage. Il peut être utile de placer temporairement les objets encombrants dans un entrepôt. Vous gagnerez de l’espace pour emballer et organiser le reste de vos affaires.
PLANIFICATION TECHNOLOGIQUE
Vos activités doivent être perturbées le moins possible. Veillez donc à bien planifier le transfert de votre matériel technologique, qui comprend les ordinateurs, les serveurs, les téléphones, ainsi que la gestion des données et d’Internet.
Emballez et déménagez d’abord vos équipements technologiques et demandez à votre équipe informatique de tout installer sur le nouveau site.
Un bon conseil : testez tous les câbles et toutes les prises à l’avance pour éviter les complications inattendues. Le déménagement d’un bureau représente beaucoup de travail, quelle que soit la taille de l’entreprise.
Prenez votre temps et planifiez soigneusement chaque étape.
Avez-vous d’autres suggestions ?
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