De knoop is doorgehakt: het kantoor gaat verhuizen. Dit is het moment. En zoals het spreekwoord luidt: een goed begin is het halve werk.
Maak een planning, splits grote taken in behapbare stukken en gebruik onze nuttige tips om de stress van een kantoorverhuizing te verlichten.
RUIMTE
Wordt het nieuwe kantoor kleiner of groter? Als je kleiner gaat, moet je nagaan wat voor jouw bedrijf noodzakelijk is en je spullen daarop aanpassen.
Zelfs als je groter gaat, hoef je niet per se alles mee te nemen. Vóór de verhuizing is een goed moment om de kasten, lades en kelder op te ruimen.
Alles wat je niet meer nodig hebt, kun je weggooien, doneren of verkopen. Spullen die je graag wilt houden maar waar je geen ruimte voor hebt, kun je opslaan.
PLATTEGRONDEN
Plattegronden zijn een must. Aan de hand van een plattegrond kun je zien hoe je het kantoor kunt inrichten en kunnen je collega’s hun nieuwe werkplek visualiseren. Ze kunnen op de plattegrond zien waar hun nieuwe bureau staat, waardoor er van chaos op de eerste dag geen sprake is.
COMMUNICATIE
Over chaos gesproken: verandering kan ontwrichtend zijn en onrust veroorzaken. Communiceer duidelijk met je team over wat er gaat gebeuren. Door onrust op voorhand weg te nemen, zorg je voor een minder stressvolle verhuisdag.
BRENG IEDEREEN OP DE HOOGTE
Vergeet ook niet om al je contacten op de hoogte te brengen! Informeer ze ver van tevoren over belangrijke data, eventuele onderbrekingen van de dienstverlening en nieuwe contactgegevens. Werk ook je briefhoofd met bedrijfsgegevens, je websites en gedrukt materiaal bij.
EEN PROJECTMANAGER IS GOUD WAARD
Stel iemand aan als aanspreekpunt voor de kantoorverhuizing. Iemand die het complete overzicht houdt, de logistiek kan coördineren en ervoor zorgt dat alle communicatie op elkaar is afgestemd.
Je kunt intern iemand kiezen of het uitbesteden als het een groot project is. Kies je iemand intern? Zorg er dan voor dat hij of zij zich volledig op deze taak kan richten, want het kost veel tijd.
LABEL, LABEL, LABEL
Plak goed zichtbare labels op de dozen. Zet erop wat erin zit en waar het naartoe moet. Zo komen op de verhuisdag de juiste spullen op de juiste plek terecht.
INPAKKEN
Professionele verhuizers inschakelen is de gemakkelijkste manier. Als dit geen optie is, plan dan genoeg tijd in om alles in te pakken. Geef iedereen de verantwoordelijkheid over de eigen werkplek.
Geef duidelijke instructies over wat ze wel en niet kunnen inpakken en hoe de dozen moeten worden gelabeld. Maak voor de rest een inventaris van alles wat moet worden verhuisd. Bekijk of je zware spullen hebt: misschien is het nodig om een steekwagen of transportwagen te huren.
Al eens aan opslag gedacht? Het kan praktisch zijn om grote spullen tijdelijk op te slaan. Zo maak je ruimte vrij om de overgebleven spullen te organiseren en in te pakken.
VERHUIZEN VAN JE ICT-OMGEVING
Je wilt natuurlijk dat je bedrijfsactiviteiten niet te lang stilstaan. Zorg daarom voor een goed doordacht plan voor de verhuizing van je ICT-omgeving. Denk hierbij aan computers, servers, telefoons, data en internet.
Verhuis je ICT-apparatuur als eerste, zodat IT deze direct op de nieuwe locatie kan installeren.
Tip: test alle kabels en stopcontacten op voorhand zodat je niet voor onverwachte problemen komt te staan. Een kantoorverhuizing is heel veel werk, of je nu een groot of klein bedrijf hebt. Neem de tijd en plan zorgvuldig.
Heb jij nog meer suggesties?
Geef een reactie