Har du en masse papirarbejde eller dokumenter i din virksomhed?
Hvis du har brug for hjælp til at blive godt organiseret, har vi fem gode tips til, hvordan du får styr på din virksomheds administration.
1. Skab et system
Det skal være noget, der giver mening for dig – og alle andre, der har brug for at få adgang til arkiverne (både papirarbejde og onlinearkiver).
Hovedkategorierne omfatter arkivering efter: emne, alfabetisk, numerisk, geografisk eller kronologisk. Vælg den ramme, der er bedst for din virksomhed, og opret et system til både papir- og onlinearkiver.
Bedste tip! Brug farvekodning til de vigtigste eller oftest anvendte arkiver. Farver er en supereffektiv måde at finde bestemte dokumenter på.
2. Brug navngivningskonventioner
Navngivningskonventioner (eller taksonomier) er særligt vigtige, når du organiserer digital information – men du bør holde den samme struktur for alle de dokumenter, du arkiverer.
En typisk navngivningskonvention bør være kort – men beskrivende. Specialtegn bør undgås – herunder punktum.
Brug i stedet genkendelige ordformater, herunder store bogstaver og understregninger, for at skabe mellemrum, og hold dig til samme dataformat.
Det er desuden klogt at medtage et versionsnummer, så du også kan holde øje med gentagelser.
3. Fjern gamle filer
Det er naturligvis nødvendigt at beholde visse historiske filer, men der er utvivlsomt meget, der kan slettes eller i hvert fald arkiveres, så det ikke optager plads i en fysisk eller digital mappe.
Fastsæt en udløbsdato – den du nu synes er passende – så ældre indhold kan gennemgås og fjernes efter en fastsat tidsramme. Sæt en tilbagevendende dato i din kalender for, hvornår du bør foretage denne proces.
Det vil skabe plads til de mapper, du regelmæssigt har brug for. Hvis du foretrækker at arkivere snarere end at risikere at miste dem, skal du oprette en arkivmappe, hvortil du kan flytte digitale filer, eller anskaffe dig en arkivkasse til dit papirarbejde.
Arkiver optager imidlertid plads, så vær opmærksom på, hvad du opbevarer. Hvis du synes, at dit hjemmekontor er fyldt med arkivkasser, så brug et opbevaringsrum til at bevare de sager, du kan få brug for på et senere tidspunkt.
4. Igangværende vs. afsluttet arbejde
Det er et klogt tip, der hjælper dig med at prioritere din arkivering. Lav særskilte mapper for arbejde med igangværende projekter vs. arbejder, der allerede er afsluttet.
Kategoriseringsprocessen vil gøre det lettere for dig at fokusere på det arbejde, som kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Det kan også være en fordel for dig at ordne dine mapper efter færdiggørelsesdato, så du har et klart overblik over dine tidsfrister.
5. Bland ikke forretning og fornøjelse
Husk at bruge din virksomhedsarkivering til dine specifikke arbejdsbehov. Fordelene er mange, men én af dem er, at du er sikker på, at arbejds- og privatliv er skarpt adskilt.
Dette er gavnligt for dit eget velbefindende, og du får et mere effektivt arkiveringssystem.
Og du vil sikkert heller ikke synes om, at alle på dit arbejde kan se dine feriebilleder!
Hvad er dine bedste tips til organisering af dine virksomhedsfiler? Fortæl os om det i kommentarfeltet herunder.
Skriv et svar