Politique en Matière de Confidentialité et de Cookies

Charte Shurgard sur la Protection des Données

Notre charte sur la protection des données vous fournit des informations sur les données à caractère personnel que nous collectons vous concernant, sur la façon dont nous utilisons ces données et sur vos droits relatifs aux données que nous détenons à votre sujet.

Cette charte est d’application à partir du 25 mai 2018.

1. Qui sommes-nous?

Shurgard Europe VOF (« Shurgard » ou « nous ») est une société dont le siège social est sis Breedveld 29, 1702 Dilbeek, Belgique et enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d’enregistrement 0884.371.665.

En tant que responsable du traitement des données, nous respectons votre droit au respect de la vie privée et traitons uniquement les données personnelles que vous nous fournissez conformément aux lois applicables en matière de protection des données et conformément à la présente politique. (Les lois applicables en matière de protection des données comprennent (i) le règlement général sur la protection des données (règlement 2016/679) (« RGPD ») ; et (ii) toutes les autres lois existantes ou nouvelles applicables concernant le traitement des données relatives à une personne physique ainsi qu’au respect de la vie privée ou ayant une incidence sur ce traitement.

Si vous avez des questions sur la façon dont nous recueillons, stockons et utilisons vos données à caractère personnel, ou si vous avez d’autres questions relatives à la protection de la vie privée, vous pouvez nous contacter via l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

2. Les données personnelles que nous recueillons à votre sujet

Nous recueillons des données personnelles à votre sujet (telles que votre nom, votre adresse postale, votre adresse e-mail, vos numéros de téléphone, votre date de naissance, vos détails de paiement) lorsque vous vous inscrivez pour participer ou recevoir un service de notre part, comme une demande « Rappelez-moi », pour obtenir un devis ou pour réserver une unité en ligne ou en personne si vous vous rendez dans l’un de nos centres de stockage pour signer un contrat.

Nous recueillons également des données personnelles lorsque vous nous contactez, que vous nous envoyez des commentaires ou que vous répondez à des sondages.

Notre site Web utilise également des cookies (voir la section « Utilisation des cookies » ci-dessous) et collecte les adresses IP (c’est-à-dire un numéro permettant d’identifier de façon unique un ordinateur ou un autre appareil spécifique sur Internet).

Nous collectons également des données personnelles vous concernant par l’intermédiaire de notre site Web. Si vous visitez l’un de nos centres de stockage, certaines données personnelles peuvent être collectées à partir d’appareils et de systèmes de surveillance tels que la télévision en circuit fermé (CCTV) et les systèmes d’entrée par porte de nos centres.

Nous pouvons être amenés à suivre et à enregistrer les communications que nous avons avec vous (telles que les conversations téléphoniques et les courriels). Nous le faisons pour assurer la qualité de notre service à la clientèle et pour former nos équipes opérationnelles.

3. Comment stockons-nous et utilisons-nous vos données ?

Shurgard, ou toute société tierce de traitement des données agissant en notre nom (pour plus d’informations sur les sociétés de traitement des données agissant en notre nom, voir ci-dessous au point 4), peut collecter, stocker et utiliser vos données personnelles énumérées ci-dessus aux fins suivantes :

vous identifier (en ce compris pour vérifier votre identité et nous assurer que vous ne tombez pas sous le coup d'un régime de sanctions) et gérer tout compte que vous détenez chez nous;
vous contacter pour des raisons liées au service auquel vous vous êtes abonné ou pour fournir les informations que vous avez demandées ;
effectuer les paiements pour nos services ;
résoudre les litiges ou recouvrer les paiements en souffrance ;
mettre notre site Web et son contenu à votre disposition ;
effectuer des réservations d’unités de stockage que vous pouvez soumettre par le biais de notre site Web ;
répondre à vos demandes en ligne et vous fournir les services que vous demandez ;
si et dans la mesure où vous nous avez donné votre consentement explicite, vous fournir un contenu promotionnel (par courrier, e-mail ou SMS/MMS) ou vous inclure dans nos campagnes promotionnelles et offres relatives à nos produits et services ;
effectuer des études de marché ;
mieux comprendre les tendances liées à l’utilisation de notre site Web, par le biais de cookies, afin d’améliorer nos produits, services et offres sur le site Web. Pour plus d’informations sur les cookies que Shurgard déploie sur son site Web, veuillez consulter la section « Utilisation des cookies » ci-dessous ;
détecter et prévenir les fraudes et/ou autres délits qui pourraient survenir dans nos centres de stockage;
respecter nos obligations légales, telles que les exigences en matière de lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme ;
assurer la formation et permettre un suivi interne visant à améliorer la qualité de nos services ;
apporter la preuve de transactions ou de contrats ayant pu être conclus au cours de ces communications.

Nous traitons vos données personnelles aux fins susmentionnées :

dans la mesure où vous avez donné votre consentement au traitement (en vertu de 3 (h) et pour les cookies qui nécessitent un consentement en vertu de 3 (i)) OU
dans la mesure où le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou afin de prendre des mesures à votre demande avant la conclusion d’un contrat (en vertu de 3(a) à 3(g) inclus ; OU
dans la mesure où le traitement est nécessaire à la réalisation des intérêts légitimes de Shurgard en vue de mener à bien nos activités (cf. points 3(k), 3(l) et 3(n)) et d’améliorer (la qualité) de notre offre de produits et de services (cf. points 3(i), 3(m) et, pour les cookies ne nécessitant pas de consentement, cf. point 3(j)). À cette fin, nous nous efforçons de maintenir un juste équilibre entre la nécessité de traiter vos données personnelles et la préservation de vos droits et libertés, en ce compris la protection de votre vie privée.

4. Comment partageons-nous vos données personnelles et avec qui les partageons-nous ?

4.1 Principe

Nous nous engageons à ne pas vendre, louer ou divulguer de quelque manière que ce soit vos données personnelles à des tiers, sauf selon les modalités décrites dans la présente charte.

4.2 Filiales/sociétés affiliées et fournisseurs tiers

Nous pouvons transmettre vos données personnelles à nos filiales ou sociétés affiliées ainsi qu’à des fournisseurs tiers pour traiter vos données personnelles en notre nom aux fins décrites ci-dessus. Ces parties sont tenues de traiter ces données selon nos instructions et conformément à notre charte sur la protection des données.

Les fournisseurs tiers auxquels nous pouvons divulguer vos données personnelles sont :

des fournisseurs de services sous contrat avec nous afin de soutenir nos activités commerciales, comme les services technologiques, les services d’identification et d’authentification, la prévention de la fraude et le recouvrement de créances ;
nos assureurs et courtiers d’assurances si vous souscrivez une assurance par notre intermédiaire ;
toute personne que vous avez nommée comme personne de contact pour discuter de votre compte ;
toute personne qui est votre agent ou représentant, comme le titulaire d’une procuration, un tuteur légal ou une personne qui administre un testament ;
toute personne avec qui nous négocions en tant qu’acheteur potentiel de notre entreprise ou si nous envisageons de fusionner notre entreprise avec une autre entreprise.

4.3 Respect des lois et des procédures judiciaires

Nous divulguons vos données personnelles dans les cas suivants :

lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi applicable, par un organisme gouvernemental ou dans le cadre d’une enquête visant à prévenir ou à détecter une activité illégale ;
pour établir ou exercer nos droits ou se défendre contre des actions en justice ;
pour enquêter, prévenir ou prendre des mesures contre les activités illégales, la fraude présumée, les situations impliquant des menaces potentielles à la sécurité physique de toute personne, les violations des conditions d’utilisation de nos unités de stockage.

4.4 Divers

Si un tiers acquiert tout ou partie de notre entreprise ou de nos actifs, Shurgard peut divulguer vos données personnelles à ce tiers dans le cadre de l’acquisition.

5. Périodes de rétention

Nous conserverons vos données personnelles dans nos systèmes aussi longtemps que nécessaire pour assurer la gestion de(s) service(s) auxquels vous avez souscrit, nous conformer à nos obligations légales, résoudre les litiges et/ou pour permettre l’exécution et la mise en œuvre nos contrats.
Concrètement, cela signifie que :

Pour vos données personnelles sauvegardées ou enregistrées dans le cadre de la gestion de nos bâtiments et installations :

Les données reprises dans nos registres de visiteurs sont conservées pendant six (6) mois à compter de la date visite.
Les enregistrements CCTV/vidéo sont conservés pendant un (1) mois à compter du moment où ils ont été effectués, sauf s'ils peuvent contribuer à prouver une infraction, un dommage ou un mauvais comportement. Dans ce cas, ces enregistrements peuvent être conservés jusqu'à la clôture définitive du dossier/litige relatif à l’infraction, au dommage ou au comportement abusif.
Les rapports relatifs aux incidents de sécurité sont sauvegardés pendant dix (10) ans à compter de leur résolution ou pendant vingt (20) ans à compter de la date de survenance de l'incident, en fonction de la durée la plus longue.

Pour vos données personnelles collectées à des fins de formation et de suivi de la qualité :

Les enregistrements téléphoniques relatifs aux appels entrants et sortants passés entre vous et Shurgard seront sauvegardés pendant un (1) mois avant d'être anonymisés, et d’être à leur tour sauvegardés pendant une durée maximale de nonante (90) jours à compter de la date d'enregistrement, après quoi tous les enregistrements téléphoniques seront définitivement effacés.
Les e-mails que vous envoyez à Shurgard concernant vos questions ou demandes seront sauvegardés pendant une période de douze (12) mois à compter de la date d'envoi, avant d'être supprimés. À cet égard, Shurgard conservera également des données anonymisées ainsi que des documents d'analyse relatifs au volume, contenu et niveau de services des emails, et ce pour une durée supplémentaire de douze (12) mois maximum, avant de les supprimer.

Pour vos données personnelles collectées dans le cadre de la gestion des relations clients à des fins commerciales et d'identification :

Toutes les données et tous les documents relatifs aux transactions de Shurgard qui doivent être comptabilisés dans les états financiers (par exemple les documents d'identification obtenus au moment de la signature du contrat, les contrats de mise à disposition, les contrats d'assurance, les lettres de rappel et la preuve de leur envoi, les relevés bancaires, les bons de commande, les bons de livraison pour les biens et services fournis par les fournisseurs, le support pour les retours d'argent et de produits (reçus), les comptes-rendus des échanges et les e-mails) seront sauvegardés pendant un maximum de dix (10) ans à compter de la fin de la relation.
Les documents relatifs aux réclamations et aux litiges (tels que les photos, les rapports de dommages, les offres de prix, les inventaires unitaires (articles endommagés), les lettres/e-mails (preuve de toute communication) seront sauvegardés jusqu'à la fin de la procédure y afférente.

Pour vos données personnelles que nous collectons lorsque vous utilisez notre site web :

toutes les données que nous traitons lors de votre visite sur notre site web afin de rendre le site accessible et assurer son bon fonctionnement, ne seront conservées par nous que pour la durée de votre visite sur notre site web. Si cela s'avère nécessaire pour certaines fonctions, nous enregistrons également vos données pour une période plus longue.
Les durées de rétention des cookies installés sur notre site web sont indiquées ci-dessous à l'article 7.

6. Transferts internationaux

Dans le cadre des finalités susmentionnées, nous nous efforçons d’éviter autant que possible le transfert de données personnelles collectées à votre sujet vers des sociétés tierces de traitement des données situées en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque Shurgard transmet des données personnelles à des sociétés tierces de traitement des données situées en dehors de l’Espace économique européen et qui n’offrent pas un niveau de protection adéquat, Shurgard garantit l’utilisation d’outils de transfert de données appropriés tels que la conclusion de clauses contractuelles standard émises par la Commission européenne.

7. Cookies

Les outils technologiques tels que les cookies, les balises et les scripts sont utilisés par nous et nos partenaires, nos filiales ou nos fournisseurs d’analyses ou de services. Ces technologies sont utilisées pour analyser les tendances, gérer notre site Web, suivre les mouvements des utilisateurs autour de notre site Web et recueillir des informations démographiques sur l’ensemble de notre base d’utilisateurs. Nous pouvons recevoir des rapports basés sur l’utilisation de ces technologies par ces sociétés sur une base agrégée.

Shurgard utilise notamment des cookies pour mémoriser les paramètres de l’utilisateur (par exemple, les préférences linguistiques). Les utilisateurs peuvent contrôler l’utilisation des cookies au niveau de chaque navigateur. Si vous refusez les cookies, vous pouvez toujours utiliser le site Web, mais votre capacité d’utiliser certaines fonctionnalités ou zones du site Web peut être limitée.

Le blocage des cookies peut conduire à une expérience de navigation moins complète, car dans ce cas, nous ne pouvons pas garantir le fonctionnement complet de notre site Web.

Pour plus d’informations sur la façon dont nous utilisons les cookies et sur les données collectées à l’aide des cookies, vous pouvez consulter la section « Utilisation des cookies » ci-dessous.

8. Sécurité

Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles que vous nous fournissez contre tout traitement non autorisé ou illégal ainsi que contre la destruction, la perte ou les dommages accidentels, par exemple :

Shurgard stocke vos données personnelles sur des serveurs sécurisés ; et
les détails des paiements sont cryptés sur le serveur sécurisé.

Bien que nous déployions tous les efforts raisonnables pour assurer la sécurité de vos données personnelles, vous reconnaissez que l’utilisation d’Internet n’est pas entièrement sécurisée et pour cette raison, nous ne pouvons pas garantir la sécurité ou l’intégrité des données personnelles qui sont transférées de vous ou vers vous via Internet. Si vous avez des préoccupations particulières au sujet de vos données personnelles, vous pouvez nous contacter (voir la section « Comment pouvez-vous nous contacter ? » ci-dessous).

9. Sites Web tiers

Le site Web de Shurgard contient des liens renvoyant vers d’autres sites Web exploités par des tiers. La politique de confidentialité de Shurgard s’applique uniquement aux données personnelles que nous collectons par le biais de notre site Web et ne s’applique pas aux autres sites Web auxquels notre site Web peut être lié, avec ou sans notre permission. Nous ne pouvons être tenus pour responsables des données personnelles que des tiers peuvent collecter, stocker et utiliser par le biais de leur site Web. Vous devriez toujours lire attentivement la charte sur la protection des données de chaque site Web que vous consultez.

10. Quels sont vos droits ?

En tant que personne concernée, vous disposez des droits suivants :

le droit d’avoir accès aux données personnelles que nous détenons à votre sujet ;
le droit de nous demander de mettre à jour ou de corriger les données personnelles obsolètes ou incorrectes que nous détenons à votre sujet ;
lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans porter atteinte à la légalité du traitement fondé sur le consentement avant son retrait ;
le droit de suppression lorsque les conditions de l’article 17 du RGPD sont remplies ;
le droit à la limitation du traitement lorsque les conditions de l’article 18 du RGPD sont remplies ;
le droit à la portabilité des données dans la mesure où les conditions de l’article 20 RGPD vous sont applicables ;
le droit de s’opposer au traitement des données personnelles vous concernant, dans la mesure où les conditions de l’article 21 du RGPD sont remplies ;
le droit de porter plainte auprès d’une autorité de surveillance ; et
le droit de vous retirer de toute communication de marketing direct que nous pouvons vous envoyer (avec votre consentement).

(À l’exception du paragraphe 10 (h) de la présente charte), vous pouvez faire valoir ces droits à tout moment en envoyant un e-mail à l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

11. Mises à jour de la Charte sur la Protection des Données

La présente charte peut être mise à jour périodiquement pour refléter les changements dans les pratiques de Shurgard en matière de données personnelles. Il est conseillé de vérifier régulièrement cette charte pour vous assurer que vous êtes au courant de la version la plus récente.

12. Comment nous contacter ?

Si vous avez des questions au sujet de la présente charte et/ou de la façon dont Shurgard collecte, stocke et utilise vos données personnelles, vous pouvez envoyer un e-mail à l’adresse dataprotection@shurgard.eu.

Utilisation des cookies

Shurgard utilise des cookies concernant votre accès au site Web, à vos paramètres personnalisés ainsi qu’à votre comportement de navigation, par exemple pour mémoriser les paramètres de l’utilisateur (comme les préférences linguistiques). Les utilisateurs peuvent contrôler l’utilisation des cookies au niveau de chaque navigateur. Si vous refusez les cookies, vous pouvez toujours utiliser le site Web, mais votre capacité d’utiliser certaines fonctionnalités ou zones du site Web peut être limitée.

1. Que sont les cookies ?

Les cookies sont de petits fichiers texte qui sont enregistrés sur votre ordinateur par le serveur du site Web que vous visitez. Ils contiennent certaines informations comme le nom du site Web, la « durée de vie » du cookie et certains chiffres et numéros.

2. De quelle manière Shurgard utilise-t-elle des cookies ?

Nous utilisons des cookies sur notre site Web :

pour améliorer la fonctionnalité de notre site;
pour nous permettre de vous reconnaître en tant que visiteur unique lorsque vous revenez sur notre site Web et pour nous permettre d’adapter le contenu selon vos préférences ; et
pour nous permettre d’adapter les publicités selon vos intérêts préférés ou pour éviter de vous montrer les mêmes publicités à plusieurs reprises ; et
pour compiler des statistiques anonymes et agrégées qui nous permettent de comprendre la façon dont les utilisateurs utilisent notre son site Web et de nous aider à améliorer la structure de notre site Web.

Les cookies ne sont pas dangereux pour votre ordinateur. Si vous préférez, vous pouvez cependant configurer votre navigateur Internet pour accepter ou refuser les cookies. Veuillez noter que si les cookies sont désactivés, il se peut que vous ne puissiez pas utiliser toutes les fonctions interactives du site Web. Pour plus d’informations sur la désactivation des cookies, veuillez consulter www.allaboutcookies.org.

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Le tableau ci-dessous montre tous les cookies que nous, ou des parties tierces, employons sur le site Web :