Privacy & Cookies Beleid

Privacybeleid van Shurgard

In dit beleid vindt u informatie over de persoonlijke gegevens die wij over u verzamelen, hoe wij deze gegevens gebruiken en wat uw rechten zijn met betrekking tot de persoonlijke gegevens die wij over u in ons bezit hebben. 

Dit privacybeleid van Shurgard is van toepassing vanaf 25 mei 2018.

1. Wie zijn wij?

Shurgard Europa vof (“Shurgard” of “wij”) is een onderneming met maatschappelijke zetel te Breedveld 29, 1702 Dilbeek, België, die onder het ondernemingsnummer 0884.371.665 ingeschreven is in de Kruispuntbank van Ondernemingen.

Als verwerkingsverantwoordelijke respecteren wij uw recht op privacy. Wij zullen enkel persoonlijke gegevens verwerken die u aan ons verstrekt in overeenstemming met de geldende wetten inzake gegevensbescherming en zoals beschreven in dit beleid. (De geldende wetten inzake gegevensbescherming omvatten (i) de Algemene Verordening Gegevensbescherming of General Data Protection Regulation (Verordening 2016/679) (“AVG” of “GDPR”); en (ii) alle overige bestaande of nieuwe wetten die betrekking hebben op of gevolgen hebben voor de verwerking van gegevens van een levende persoon en privacy).

Hebt u vragen over de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken, of andere vragen met betrekking tot privacy? Stuur dan een e-mail naar dataprotection@shurgard.eu.

2. De persoonlijke gegevens die wij over u verzamelen

Wij verzamelen persoonlijke gegevens over u (zoals uw naam, postadres, e-mailadres, telefoonnummers, geboortedatum, betalingsgegevens) wanneer u zich inschrijft voor of deelneemt aan een van onze diensten zoals een terugbelverzoek, het aanvragen van een offerte of het reserveren van een opslagruimte, zowel online als wanneer u persoonlijk naar onze vestiging komt om een overeenkomst te ondertekenen.

Wij verzamelen ook persoonlijke gegevens wanneer u contact met ons opneemt, ons feedback stuurt of klantenenquêtes invult.
Onze website maakt ook gebruik van cookies (zie de rubriek 'Gebruik van cookies' hieronder) en verzamelt IP-adressen (een reeks cijfers op basis waarvan men een specifieke computer of een ander apparaat op het internet uniek kan identificeren).

Wij verzamelen ook persoonlijke gegevens over u via onze websites. Als u een bezoek brengt aan onze vestiging, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden verzameld van controleapparaten en -systemen, zoals van beveiligingscamera's en van de toegangssystemen aan onze opslagfaciliteiten.

We kunnen de communicatie met u (zoals telefoongesprekken en e-mails) bijhouden en opnemen. We doen dit om de kwaliteit van onze klantenservice te verbeteren en voor trainingsdoeleinden van onze operationele teams.

3. Hoe kunnen wij uw gegevens opslaan en gebruiken?

Wij of externe verwerkers die in onze opdracht werken (voor meer informatie over gegevensverwerkers die in onze opdracht werken, zie hieronder in punt 4), kunnen uw hierboven vermelde persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken voor de volgende doeleinden:

1. u identificeren (inclusief om uw identiteit te verifiëren en ons ervoor te zorgen dat  u niet onderworpen bent aan een sanctieregime ) en alle accounts die u bij ons hebt beheren;
2. contact met u opnemen om redenen die verband houden met de dienst waarop u ingetekend hebt of om informatie die u aangevraagd hebt te geven;
3. de betaling voor onze diensten regelen;
4. geschillen oplossen of achterstallige betalingen innen;
5. onze website en de inhoud ervan aan u beschikbaar stellen;
6. alle reserveringen voor opslagruimtes die u via onze website verzendt uitvoeren;
7. uw onlineverzoeken beantwoorden en u de diensten leveren waarom u verzoekt;
8. u reclame of aanbiedingen sturen (per post, via e-mail of via sms- en mms-berichten) of u opnemen in onze reclamecampagnes en aanbiedingen die betrekking hebben op onze producten en diensten, op voorwaarde dat u daar uitdrukkelijk uw toestemming voor gegeven hebt;
9. marktonderzoeken uitvoeren;
10. patronen met betrekking tot het gebruik van onze website beter begrijpen door middel van cookies, zodat wij onze producten, onze diensten en ons aanbod op de website nog kunnen verbeteren. U vindt meer informatie over de cookies die wij gebruiken op onze website in de rubriek 'Gebruik van cookies' hieronder;
11. mogelijke fraude en/of mogelijke misdrijven die kunnen plaatsvinden in onze opslagfaciliteiten opsporen en voorkomen;
12. onze wettelijke verplichtingen, zoals eisen op het vlak van witwaspraktijken en het financieren van terrorisme, nakomen;
13. trainingen geven en interne monitoringactiviteiten mogelijk te maken met als doel de kwaliteit van onze dienstverlening te verbeteren;
14. bewijs leveren van transacties of contracten die mogelijk in de loop van deze communicatie zijn tot stand gekomen.

Wij verwerken uw persoonlijke gegevens voor de hierboven vermelde doeleinden:

• op voorwaarde dat u uw toestemming gegeven hebt voor de verwerking ervan (onder 3(h) en voor die cookies waarvoor toestemming vereist is onder 3(i)); OF
• op voorwaarde dat de verwerking nodig is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek voor u een overeenkomst sluit (onder 3(a) tot en met 3(g); OF
• op voorwaarde dat de verwerking noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de rechtmatige belangen van Shurgard om haar bedrijfsactiviteiten naar behoren uit te voeren (onder 3(k), 3(l) en 3(n)) en om (de kwaliteit van) ons product- en dienstenaanbod verder te verbeteren (onder 3(i), 3(m) en voor de cookies waarvoor geen toestemming is vereist onder 3(j)).Hiertoe streven wij ernaar om een goed evenwicht te bewaren tussen de noodzaak om persoonsgegevens te verwerken en het behoud van uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van uw privacy.

4. Hoe delen wij uw persoonlijke gegevens en met wie delen wij deze informatie?

4.1 Beginsel

Wij zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, verhuren of op een andere manier verstrekken aan derden, behalve zoals vermeld in dit beleid.

4.2 Dochtermaatschappijen/gelieerde ondernemingen en externe verwerkers

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens aan dochtermaatschappijen/gelieerde ondernemingen van Shurgard en aan externe verwerkers geven om ze in onze opdracht te verwerken voor de hierboven uiteengezette doeleinden. Deze partijen moeten deze gegevens verwerken op basis van onze instructies en in overeenstemming met het privacybeleid van Shurgard.

De externe dienstverleners aan wie wij uw persoonsgegevens verstrekken, zijn:

• dienstverleners die onder contract staan bij ons om onze bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, zoals technologiediensten, identificatie- en verificatiediensten, fraudepreventie, incasso;
• onze verzekeraars en verzekeringsmakelaars als u een verzekeringsdekking neemt bij ons;
• iedere persoon die u genoemd hebt als een persoon met wie wij contact kunnen opnemen om uw account te bespreken;
• iedere persoon die uw zaakwaarnemer of vertegenwoordiger is, zoals de houder van een volmacht, een wettelijke voogd of een persoon die een testament uitvoert;
• iedere persoon met wie wij onderhandelen als potentiële koper van ons bedrijf of onze eigendommen of als wij voorstellen om ons bedrijf te fuseren met een ander bedrijf.

4.3 Naleving van wetten en juridische procedures

Wij kunnen uw persoonlijke gegevens verstrekken:

• wanneer wij verplicht worden om dit te doen volgens de toepasselijke wetgeving, door een overheidsinstantie of een rechtshandhavingsinstantie in het kader van een onderzoek om onwettige activiteiten te helpen voorkomen of opsporen;
• om onze wettelijke rechten vast te stellen of uit te oefenen of om ons te verdedigen tegen rechtsvorderingen;
• om illegale activiteiten, vermoedelijke fraude, situaties waarbij de fysieke veiligheid van personen mogelijk bedreigd wordt, schendingen van onze gebruiksvoorwaarden of andere bij wet vastgestelde gevallen te onderzoeken of voorkomen of om maatregelen hiertegen te nemen.

4.4 Andere

Als een derde ons bedrijf en/of onze activa (nagenoeg) volledig verwerft, kunnen wij uw persoonlijke gegevens verstrekken aan deze derde in het kader van de overname.

5. Bewaartermijnen

We bewaren uw persoonsgegevens in ons systeem zolang dit nodig is om de door u gevraagde dienst(en) te beheren, onze wettelijke verplichtingen na te komen, geschillen te beslechten en/of onze overeenkomsten af te dwingen. Concreet betekent dit:

Voor uw persoonsgegevens die worden opgeslagen of bewaard in verband met het beheer van onze gebouwen en faciliteiten:

• De gegevens die in onze bezoekerslogboeken worden opgeslagen, worden bewaard gedurende zes (6) maanden te rekenen vanaf de datum van het bezoek.
• Video-opnames en beelden van bewakingscamera’s worden bewaard gedurende een (1) maand te rekenen vanaf het moment waarop ze werden gemaakt, behalve wanneer ze kunnen helpen om een overtreding, schade of wangedrag aan te tonen. In dat geval kunnen deze opnames worden bewaard totdat het dossier/het geschil omtrent de genoemde overtreding/schade of het genoemde wangedrag afgehandeld is.
• Rapporten over veiligheidsincidenten worden bewaard gedurende tien (10) jaar te rekenen vanaf het moment waarop ze werden afgesloten, of gedurende twintig (20) jaar te rekenen vanaf het moment waarop het incident zich voordeed, al naargelang wat het langst is.

Voor uw persoonsgegevens die vergaard worden voor training en kwaliteitscontrole:

• Opnames van inkomende en uitgaande telefoongesprekken tussen u en Shurgard worden bewaard gedurende maximaal een (1) maand alvorens geanonimiseerd te worden, en daarna verder bewaard gedurende een maximale van negentig (90) dagen bewaard te rekenen vanaf de datum van het telefoongesprek. Na die termijn worden alle opgenomen telefoongesprekken definitief verwijderd.
• E-mails die u Shurgard stuurt in verband met uw vragen of verzoeken worden bewaard gedurende twaalf (12) maanden te rekenen vanaf de verzendingsdatum, voordat zij worden gewist. Hiernaast bewaart Shurgard geanonimiseerde gegevens en analysedocumenten aangaande het volume, de inhoud en de serviceniveaus van e-mailberichten gedurende een bijkomende periode van maximaal twaalf (12) maanden alvorens deze te verwijderen.

Voor uw persoonlijke gegevens die verzameld worden om klantenrelaties te beheren voor commerciële en klantidentificatie doeleinden:

• Alle gegevens en documenten die betrekking hebben op transacties van Shurgard die in de financiële overzichten verantwoord moeten worden (bijvoorbeeld identificatiedocumenten die worden verkregen bij de ondertekening van de overeenkomst, huurovereenkomsten, verzekeringscontracten, herinneringsbrieven en de verzendbewijzen ervan, bankuittreksels, aankooporders, leveringsbonnen voor goederen en diensten die door leveranciers worden verstrekt, documenten tot staving van teruggaven van contanten en producten (ontvangstbewijzen), verslagen van gesprekken en e-mails), worden bewaard gedurende maximaal 10 jaar te rekenen vanaf het einde van de relatie.
• Documenten met betrekking tot claims en geschillen (zoals foto’s, schaderapporten, prijsoffertes, inventarissen van units (beschadigde items) en brieven/e-mailberichten (bewijs van eender welke communicatie)) worden bewaard tot het einde van de daartoe strekkende procedure.

Voor uw persoonsgegevens die we verzamelen wanneer u onze website gebruikt:

• Alle gegevens die we tijdens uw bezoek aan onze website verwerken om de website beschikbaar te maken en de bijbehorende functionaliteiten in te schakelen, worden door ons slechts bewaard tijdens de duur van uw bezoek aan onze website. Indien dit nodig is voor individuele functionaliteiten , bewaren we uw gegevens ook voor een langere periode.
• Voor de bewaringstermijnen van de cookies op onze website, zie punt 7 hieronder.

6. Internationale overdrachten

Met betrekking tot de bovenvermelde doeleinden trachten wij de overdracht van persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen aan externe gegevensverwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn, zo veel mogelijk te vermijden.

Wanneer wij persoonlijke gegevens die wij van u verzamelen overdragen aan externe gegevensverwerkers die buiten de Europese Economische Ruimte gevestigd zijn en die geen passend beschermingsniveau bieden, zorgen wij voor het gebruik van passende contractuele instrumenten voor gegevensoverdracht zoals de standaard contractbepalingen die de Europese Commissie uitgegeven heeft.

7. Cookies

Wij en onze partners, gelieerde ondernemingen of analyse- of dienstverleners gebruiken technologieën zoals cookies, tags en scripts. Deze technologieën worden gebruikt om trends te analyseren, onze website te beheren, de bewegingen van gebruikers op onze website te volgen en demografische informatie over ons gebruikersbestand in zijn geheel te verzamelen. Wij kunnen rapporten met samengestelde gegevens ontvangen op basis van het gebruik van deze technologieën door deze ondernemingen.

Wij maken bijvoorbeeld gebruik van cookies om de instellingen van gebruikers (bv. taalvoorkeur) te onthouden. Gebruikers kunnen het gebruik van cookies beheren via hun browser. Als u cookies weigert, kunt u onze website nog altijd gebruiken. In dat geval is het wel mogelijk dat bepaalde functies of delen van onze website niet optimaal werken.

We wijzen erop dat cookies blokkeren tot een minder volledige surfervaring kan leiden, omdat wij in dat geval de volledige functionaliteit van de website niet kunnen garanderen.

Meer informatie over de manier waarop wij cookies gebruiken en welke informatie verzameld wordt via cookies vindt u in de rubriek 'Gebruik van cookies' hieronder.

8. Beveiliging

We nemen gepaste technische en organisatorische maatregelen om de persoonlijke gegevens die u ons verstrekt te beschermen tegen ongeoorloofde of onwettige verwerking en tegen onopzettelijke vernietiging of schade en onopzettelijk verlies, bijvoorbeeld:

• Wij slaan uw persoonsgegevens op beveiligde servers op.
• Betalingsgegevens worden versleuteld op de beveiligde server.

Hoewel wij alle redelijke inspanningen leveren om uw persoonsgegevens veilig te houden, erkent u dat het gebruik van het internet niet helemaal veilig is. Om die reden kunnen wij de beveiliging of integriteit van persoonsgegevens die van u of naar u verstuurd worden via het internet niet garanderen. Als u specifieke bezorgdheden hebt met betrekking tot uw gegevens, neem dan gerust contact met ons op (zie 'Hoe neemt u contact met ons op?' hieronder).

9. Websites van derden

De website van Shurgard bevat links naar andere websites die door derden beheerd worden.  Het privacybeleid van Shurgard is enkel van toepassing op de persoonlijke gegevens die wij verzamelen op onze website. Het is niet van toepassing op andere websites waaraan onze website mogelijk gelinkt is, met of zonder onze toestemming. Wij kunnen niet verantwoordelijk worden gehouden voor persoonlijke gegevens die derden mogelijk verzamelen, opslaan en gebruiken via hun website.  U moet altijd zorgvuldig het privacybeleid lezen van elke website die u bezoekt.

10. Wat zijn uw rechten?

Als gegevenssubject hebt u de volgende rechten:

1. het recht op toegang tot de persoonlijke gegevens die wij van u hebben;
2. het recht om ons te vragen om achterhaalde of onjuiste persoonlijke gegevens die wij van u hebben bij te werken of te corrigeren;
3. als de verwerking alleen met uw toestemming mag plaatsvinden, het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder dat dit afbreuk doet aan de wettigheid van de verwerking op basis van de toestemming voor u ze introk;
4. het recht om uw persoonlijke gegevens te laten wissen als aan de voorwaarden van artikel 17 van de AVG voldaan is;
5. het recht op beperking van de verwerking als aan de voorwaarden van artikel 18 van de AVG voldaan is;
6. het recht op gegevensoverdraagbaarheid, voor zover de voorwaarden van artikel 20 van de AVG op u van toepassing zijn;
7. het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die op u betrekking hebben, voor zover aan de voorwaarden van artikel 21 van de AVG voldaan is;
8. het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit; en
9. het recht om zich uit te schrijven van alle direct marketing boodschappen die wij (met uw toestemming) kunnen sturen.

U kunt deze rechten (met uitzondering van rubriek 10(h) van dit beleid) te allen tijde uitoefenen door een e-mail te sturen naar dataprotection@shurgard.eu.

11. Updates van het privacybeleid van Shurgard

Dit beleid kan regelmatig worden bijgewerkt zodat het de wijzigingen in onze praktijken met betrekking tot persoonsgegevens weerspiegelt. U moet dit beleid af en toe nakijken om er zeker van te zijn dat u op de hoogte bent van de recentste versie.

12. Hoe neemt u contact met ons op?

Hebt u vragen over dit privacybeleid en/of de manier waarop wij uw persoonlijke gegevens verzamelen, opslaan en gebruiken? Stuur dan een e-mail naar dataprotection@shurgard.eu.

Gebruik van cookies

Shurgard maakt gebruik van cookies met betrekking tot uw toegang tot de website, uw persoonlijke instellingen en uw surfgedrag, bijvoorbeeld om uw instellingen (bv. taalvoorkeur) te onthouden. Gebruikers kunnen het gebruik van cookies beheren via hun browser. Als u cookies weigert, kunt u onze website nog altijd gebruiken. In dat geval is het wel mogelijk dat bepaalde functies of delen van onze website niet optimaal werken.

1. Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die door de server van onze website die u bezoekt op uw computer opgeslagen worden. Ze bevatten bepaalde informatie, zoals de naam van de website, de 'levensduur' van het cookie en bepaalde cijfers en getallen. 

2. Hoe maakt Shurgard gebruik van cookies?

Wij maken gebruik van cookies op onze website:

• om de werking van onze website te verbeteren;
• om u als een unieke bezoeker te kunnen herkennen wanneer u onze website opnieuw bezoekt, evenals om de content te kunnen afstemmen op uw voorkeuren;
• om reclameboodschappen te kunnen afstemmen op uw voorkeuren of om te voorkomen dat u dezelfde reclame meermaals te zien krijgt;
• om anonieme, samengestelde statistieken te verzamelen die ons een inzicht bieden in hoe gebruikers onze website gebruiken en om ons te helpen de structuur van onze website te verbeteren.

Cookies zijn niet schadelijk voor uw computer. Als u dit wenst, kunt u uw internetbrowser zo instellen dat hij cookies aanvaardt of weigert. Denk er wel aan dat als cookies uitgeschakeld zijn u mogelijk niet alle interactieve functies van onze website kunt gebruiken. Meer informatie over het uitschakelen van cookies vindt u op www.allaboutcookies.org.

Als u bepaalde categorieën van cookies niet wilt ontvangen op onze website, kunt u uw toelatingsinstellingen te allen tijde wijzigen in uw browserinstellingen. Dit heeft enkel gevolgen voor toekomstige cookies. Om cookies die in het verleden geplaatst werden te verwijderen, moet u ze wissen uit het cachegeheugen van uw browser.