Det har beslutats att kontoret ska flyttas. Nu är det dags.
Som man brukar säga: ”Den som misslyckas med att förbereda sig förbereder sig för att misslyckas.” Se till att vara organiserad, bryt ned processen i hanterliga uppgifter och ta hjälp av våra användbara tips för att minska stressen vid en kontorsflytt.
UTRYMME
Flyttar ni till ett större eller mindre kontor? Om ni flyttar till mindre lokaler är det viktigt att lägga tid på att fundera över vad som är nödvändigt för verksamheten och eventuellt göra er av med utrustning.
Även om ni flyttar till större lokaler betyder det inte att allt måste följa med. Passa på att rensa i skåpen, skrivbordslådorna och källarvåningen före flytten.
Släng, skänk bort eller sälj allt som inte längre behövs. Magasinera sådant som ni vill behålla men inte kan ta med.
PLANRITNINGAR
Planritningar är ovärderliga. De inte bara hjälper er att förstå hur det nya kontoret kan möbleras, utan gör det även möjligt för var och en att visualisera det nya utrymmet.
De anställda kan bestämma var deras nya skrivbord ska stå, så att totalt kaos undviks första dagen.
KOMMUNICERA
En förändring kan självklart upplevas som störande och förvirrande. Kommunicera öppet med ditt team om vad som kommer att hända. Om oro bemöts i förväg blir det mindre stress på flyttdagen.
UNDERRÄTTA ALLA
Glöm inte bort att meddela alla dina kontakter också! Informera dem om viktiga datum, eventuella driftsavbrott och nya kontaktuppgifter så långt i förväg som möjligt.
Kom ihåg att ändra företagsuppgifterna i alla brevhuvuden, på webbplatser och i trycksaker.
HA EN PROJEKTANSVARIG
Ha en central kontakt för kontorsflytten. Någon som har fullständig överblick, kan samordna logistiken och se till att all kommunikation är konsekvent.
Du kan välja någon internt – eller lägga ut uppgiften om det är ett stort projekt. Om du satsar på det första alternativet, måste du komma ihåg att minska personens arbetsbelastning så att han eller hon kan koncentrera sig på detta. Det kommer att ta tid.
MÄRK, MÄRK, MÄRK
Märk lådorna tydligt – med innehåll och vart de ska. På så sätt hamnar rätt utrustning på rätt plats på flyttdagen.
NEDPACKNING
Enklast är att anlita professionell flytthjälp. Om detta inte är ett alternativ bör gott om tid avsättas för att packa ned allt. Be varje person att ansvara för sin egen arbetsplats.
Tala tydligt om för dem vad de kan/inte kan packa och hur de ska märka sina lådor. Gör även en förteckning över allt som ska flyttas. Om det finns tung utrustning behöver ni kanske hyra pirror eller tralllor för att underlätta flytten.
Fundera även över magasineringsalternativ. Det kan vara klokt att magasinera skrymmande saker tillfälligt. Då blir det mer utrymme för att packa ned och organisera den övriga utrustningen.
INKOPPLING AV TEKNISK UTRUSTNING
Du måste minimera verksamhetsavbrotten. Se därför till att ha en väl genomtänkt plan för flytten av teknik, som datorer, servrar, telefoner samt mobil- och internetabonnemang.
Packa ned och flytta it-utrustningen först så att den är klar att installera på den nya adressen. Ett bra tips är att prova alla kablar och uttag i förväg så att inget oväntat krångel inträffar.
En kontorsflytt medför mycket arbete, oavsett företagets storlek. Låt flytten ta den tid som behövs och planera noga.
Vad mer skulle du föreslå?
Kommentera