Sekretess- och cookiepolicy

Shurgards integritetspolicy

Denna policy informerar dig om den personliga information som vi samlar in från dig, hur vi använder denna information och dina rättigheter avseende de personuppgifter vi sparar om dig.

Denna policy gäller från och med 25 maj 2018.

1. Vilka vi är

Shurgard Europe VOF ("Shurgard" eller "vi") är ett företag med säte på Breedveld 29, 1702 Dilbeek, Belgien och registrerat i Crossroads Bank for Enterprises under registreringsnummer 0884.371.665.

Som registeransvariga respekterar vi din rätt till integritet och behandlar endast personuppgifter som du lämnar till oss i enlighet med tillämpliga dataskyddslagar och enligt beskrivningen i denna policy. (Tillämpliga dataskyddslagar omfattar (i) Dataskyddsförordningen (förordning 2016/679) ("GDPR"), och (ii) alla andra befintliga eller nya tillämpliga lagar som berör eller påverkar behandlingen av information om en fysisk person och integritet).

Om du har några frågor om hur vi samlar in, lagrar och använder dina personuppgifter, eller om du har några andra integritetsrelaterade frågor, kan du e-mejla till oss via dataprotection@shurgard.eu.

2. De personuppgifter vi samlar om dig

Vi samlar in personuppgifter om dig (till exempel ditt namn, postadress, e-postadress, telefonnummer, födelsedatum, betalningsuppgifter) när du anmäler dig för att delta i eller tar emot en tjänst från oss, t.ex. en begäran om att ”ringa tillbaka”, om att få en offert eller reservera en enhet online, eller ansikte mot ansikte om du kommer till vår lageranläggning för att skriva ett avtal.

Som en del av våra kunders onboardingprocess och i enlighet med Shurgards legitima affärsintressen kommer vi också att samla in och behandla personuppgifter som rör din identitet, inklusive bilder på ditt identitetskort, för att identifiera dig, verifiera din identitet och säkerställa att du inte är föremål för några nationella eller internationella sanktioner.

Vi samlar även in personuppgifter när du kontaktar oss, ger oss feedback eller fyller i kundundersökningar.

Vår webbplats använder även cookies (se avsnittet ”Användningen av cookies” nedan) och samlar in IP-adresser (vilket innebär ett nummer som unikt kan identifiera en viss dator eller annan enhet på internet).

Vi samlar även personuppgifter om dig via våra webbplatser. Om du besöker våra lagerenheter kan vissa personuppgifter samlas in från övervakningsanordningar och system som intern-TV (CCTV) och dörröppningssystem i våra lagerutrymmen.

Vi kan övervaka och spela in kommunikation med dig (t.ex. telefonsamtal och e-postmeddelanden). Vi gör detta för att kontrollera vår kundtjänsts kvalitet och för att utbilda våra operativa team.

Vi kan övervaka och spela in kommunikationen med dig (såsom telefonsamtal och e-postmeddelanden). Vi gör detta för att kontrollera kvaliteten på vår kundservice och i utbildningssyfte för våra operativa team.

3. Hur vi kan lagra och använda din information

Vi eller tredje parts databehandlare som agerar på vårt uppdrag (för ytterligare information om databehandlare som agerar på vårt uppdrag, se nedan under punkt 4) kan samla, lagra och använda dina personuppgifter som anges ovan för följande ändamål:

för att identifiera dig (inklusive för att verifiera din identitet och säkerställa att du inte omfattas av någon sanktionsordning) och för att hantera eventuella konton som du har hos oss,
för att kontakta dig av skäl som är relaterade till den tjänst du har anmält dig för eller för att tillhandahålla information du har begärt,
för att hantera betalningen för våra tjänster,
för lösa tvister eller driva in förfallna betalningar,
för att göra vår webbplats och dess innehåll tillgängligt för dig,
för att utföra bokningar av lagerenheter du begärt via vår webbsida,
för att besvara dina frågor online och tillhandahålla tjänster som du kan begära,
när och i den mån du har gett oss ditt uttryckliga samtycke, för att förse dig med reklaminnehåll (via post, e-post eller SMS/MMS) eller för att inkludera dig i våra kampanjer och erbjudanden relaterade till våra produkter och tjänster,
genomföra marknadsundersökningar,
för att bättre förstå mönster som rör användningen av vår webbplats, via cookies, så att vi ytterligare kan förbättra våra produkter, tjänster och erbjudanden på våra webbsidor. För ytterligare information om cookies vi distribuerar på vår hemsida, se avsnittet ”Användningen av cookies” nedan,
för att upptäcka och förebygga eventuella bedrägerier och/eller andra möjliga missförhållanden som kan äga rum vid våra lagerutrymmen,
för att uppfylla våra rättsliga skyldigheter, såsom att motverka penningtvätt och finansieringskrav gällande terrorismbekämpning,
för att tillhandahålla utbildning och möjliggöra interna övervakningsaktiviteter för att förbättra kvaliteten på våra tjänster,
för att styrka transaktioner eller avtal som kan ha ägt rum i samband med denna kommunikation.

Vi behandlar dina personuppgifter för ovan angivna ändamål:

i den mån du har godkänt behandlingen (under 3.h och för de cookies som kräver samtycke enligt 3.i), ELLER
i den utsträckning som behandlingen är nödvändig för uppfyllandet av ett kontrakt som du är part i eller för att vidta åtgärder på din förfrågan innan du ingår ett avtal (under 3.a till och med 3.g), ELLER
i den mån behandlingen är nödvändig för att tillgodose Shurgards berättigade intressen att bedriva sin verksamhet korrekt (enligt 3(k), 3(l) och 3(n)) och för att ytterligare förbättra (kvaliteten på) vårt produkt- och tjänsteutbud (enligt 3(i), 3(m) och för de cookies som inte kräver samtycke enligt 3(j)). För detta ändamål strävar vi efter att upprätthålla en rättvis balans mellan behovet av att bearbeta personuppgifter och bevarandet av dina rättigheter och friheter, inklusive skyddet av din integritet.

4. Hur vi delar dina personuppgifter och vem vi delar dem med

4.1 Princip

Vi kommer inte att sälja, hyra ut eller på annat sätt avslöja dina personuppgifter till någon tredje part, förutom enligt vad som beskrivs i denna policy.

4.2 Dotterbolag/anslutna företag och tredje parts behandlare

Vi kan lämna dina personuppgifter till Shurgards dotterbolag/anslutna företag och till tredje parts behandlare för att behandla personuppgifter på vårt uppdrag för de syften som anges ovan. Dessa parter är skyldiga att behandla sådan information utifrån våra instruktioner och i enlighet med Shurgards integritetspolicy.

De tredjepartsleverantörer till vilka vi kan lämna dina personuppgifter är:

tjänsteleverantörer som under kontrakt med oss stödjer vår affärsverksamhet, såsom tekniktjänster, identifierings- och autentiseringstjänster, bedrägeribekämpning, inkasso,
våra försäkringsbolag och försäkringsmäklare om du tar ut ett försäkringsskydd genom oss,
en person som du har namngivit som en person vilken vi kan kontakta för att diskutera ditt konto,
en person som är din agent eller representant, till exempel innehavaren av en fullmakt, en förmyndare eller en person som administrerar ett testamente,
en person som vi förhandlar med som en potentiell köpare av vår verksamhet eller egendom eller om vi föreslår att vi fusionerar vår verksamhet med ett annat företag.

4.3 Överensstämmelse med lagar och rättsliga förfaranden

Vi kan exponera dina personuppgifter när:

vi är skyldiga att göra det enligt tillämplig lag, för en statlig myndighet eller en brottsbekämpande myndighet i samband med en eventuell utredning för att förhindra eller identifiera olaglig verksamhet,
för att etablera eller utöva vår juridiska rättighet eller försvara oss mot rättsliga yrkanden,
för att utreda, förebygga eller vidta åtgärder mot olaglig verksamhet, misstänkt bedrägeri, situationer som innebär potentiella hot mot den fysiska säkerheten hos någon person, överträdelser av våra användarvillkor eller vad som annars krävs enligt lag.

4.4 Övrigt

Om en tredje part förvärvar all (eller i huvudsak all) vår verksamhet och/eller våra tillgångar, kan vi exponera dina personuppgifter för den tredje parten i samband med förvärvet.

5. Lagringstider

Vi lagrar dina personuppgifter i vårt system i den utsträckning som krävs för att vi ska kunna hantera de tjänster som du har registrerat dig för, uppfylla våra rättsliga skyldigheter, lösa tvister och/eller verkställa våra avtal. Konkret innebär detta följande:

För dina personuppgifter som lagras eller registreras i samband med förvaltningen av våra byggnader och anläggningar:

Uppgifter som lagras i våra besöksloggböcker sparas i sex (6) månader från insamlingsdatumet.
Inspelningar från övervakningskamera sparas i en (1) månad från det att de gjordes. Men om de kan bidra till att bevisa en överträdelse, skada eller misskötsamhet så får inspelningarna sparas tills ärendet/rättegången för överträdelsen, skadan eller förseelsen har avslutats.
Rapporter om säkerhetsincidenter sparas i tio (10) år från det att de avslutats, eller i tjugo (20) år från tidpunkten för incidenten, beroende på vilken tid som är längst.

För dina personuppgifter som samlats in för utbildnings- och kvalitetsövervakningssyften:

Telefoninspelningar av in- och utgående kommunikationer mellan dig och Shurgard sparas i högst en (1) månad från inspelningsdatumet. Därefter raderas alla telefoninspelningar permanent.
E-postmeddelanden som du skickar till Shurgard i samband med dina frågor eller förfrågningar lagras i högst tolv (12) månader från och med avsändningsdatumet innan de raderas. I detta avseende kommer Shurgard att spara anonymiserade uppgifter samt analysdokument som rör e-postvolym, innehåll och servicenivåer i ytterligare högst tolv (12) månader innan de raderas.

För dina personuppgifter som samlats in för att hantera kundrelationer för kommersiella ändamål och kundidentifiering:

Alla uppgifter och dokument som hänför sig till Shurgards transaktioner och som måste redovisas i bokslut (t.ex. identitetshandlingar som erhållits när avtal undertecknandes, hyreskontrakt, försäkringsavtal, påminnelsebrev och bevis för att de skickades, kontoutdrag, inköpsorder, följesedlar för varor och tjänster från leverantörer, stöd för kontant- och produktreturer (kvitton), protokoll från samtal och e-post) sparas i högst 10 år från det att förhållandet avslutats.
Dokument som rör anspråk och tvister (som bilder, skaderapporter, priserbjudanden, enhetsinventarier (skadade föremål) och brev/e-postmeddelanden (bevis på all kommunikation) kommer att sparas så länge tvisten pågår.

För dina personuppgifter som vi samlar in när du använder vår webbplats:

All information som vi behandlar under ditt besök på vår webbplats för att göra webbplatsen tillgänglig och för att möjliggöra dess funktioner, lagras av oss endast under ditt besök på vår webbplats. Om det är nödvändigt för enskilda funktioner lagrar vi även dina uppgifter under en längre period
Lagringsperioderna för de cookies som används på vår webbplats finns nedan i klausul 7.

6. Internationella överföringar

I samband med ovan nämnda ändamål försöker vi så mycket som möjligt att undvika överföring av personuppgifter som vi samlar från dig till tredje parts databehandlare som är placerade utanför EU.

När vi överför personuppgifter som vi samlar från dig till tredje parts databehandlare med placering i länder utanför EU och som inte erbjuder tillräcklig skyddsnivå säkerställer vi användningen av lämpliga verktyg för dataöverföring, enligt de standardavtalsklausuler som utfärdats av Europeiska kommissionen.

7. Cookies

Teknik som cookies, taggningar och skript används av oss och våra partner, samarbetspartner eller analytiker eller tjänsteleverantörer. Denna teknik används för att analysera trender, administrera vår webbplats, följa användarnas rörelser på vår webbplats och samla demografisk information om vår användarbas som helhet. Vi kan ta emot rapporter baserade på användningen av denna teknik från dessa företag på aggregerad basis.

Vi använder till exempel cookies för att komma ihåg användarnas inställningar (t.ex. språkinställningar). Användare kan kontrollera användningen av cookies på individuell webbläsarnivå. Om du avvisar cookies kan du fortfarande använda vår webbplats, men din möjlighet att använda vissa funktioner eller delar av vår webbplats kan vara begränsad.

Observera att blockering av cookies kan leda till en försämrad webbupplevelse, eftersom vi i så fall inte kan garantera fullständig funktionalitet.
För mer information om hur vi använder cookies och vilken information som samlas in med hjälp av cookies, se avsnittet ”Användningen av cookies” nedan.

8. Säkerhet

Vi vidtar lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som du förser oss med mot obehörig eller olaglig behandling och mot oavsiktlig förstörelse, förlust eller skada, till exempel:

vi lagrar dina personuppgifter på säkra servrar, och
betalningsinformation krypteras på den säkra servern.

Medan vi kommer att göra alla rimliga ansträngningar för att skydda dina personuppgifter, vidkänner du att du är medveten om att användningen av internet inte är helt säker och att vi därför inte kan garantera säkerheten eller integriteten av personuppgifter som överförs från dig eller till dig via internet. Om du av någon speciell anledning känner oro för hur informationen om dig lagras, vänligen kontakta oss (se ”Hur kan du kontakta oss?” nedan).

9. Tredje parts webbplatser

Shurgards webbplats innehåller länkar till andra webbplatser som drivs av tredje part. Shurgards integritetspolicy gäller endast de personuppgifter som vi samlar in via vår webbplats och gäller inte andra webbplatser som vår hemsida kan vara länkad från, eller utan vår tillåtelse. Vi kan inte ansvara för personuppgifter som tredje part kan samla, lagra och använda via deras webbsida. Du bör alltid noga läsa integritetspolicyen för varje webbplats du besöker.

Vi använder oss av GoCardless för att behandla dina direktavbetalningar. Mer information om hur GoCardless behandlar dina personuppgifter och dina dataskyddsrättigheter, inklusive din rätt att göra invändningar, finns via adressen https://gocardless.com/legal/privacy/

10. Vilka rättigheter har du?

Som registrerad har du följande rättigheter:

rätt till åtkomst till personuppgifter som vi sparat om dig,
rätt att be oss uppdatera eller korrigera eventuella föråldrade eller felaktiga personuppgifter som vi sparat om dig,
där behandlingen är baserad på ditt samtycke, rätt att återkalla samtycket när som helst, utan att detta påverkar lagenligheten i behandlingen baserad på samtycket innan det återkallades,
rätt att radera när villkoren i artikel 17 i GDPR är uppfyllda,
rätt att begränsa behandlingen när villkoren i artikel 18 i GDPR är uppfyllda,
rätt till dataöverföring, förutsatt att villkoren i artikel 20 i GDPR gäller dig,
rätt att invända mot behandling av personuppgifter om dig, förutsatt att villkoren i artikel 21 i GDPR är uppfyllda,
rätt att inkomma med klagomål till en tillsynsmyndighet, samt
rätt att välja bort eventuell direktmarknadsföring som vi (med ditt samtycke) kan skicka dig.

(Med undantag för avsnitt 10.h i denna policy), kan du utöva dessa rättigheter när som helst genom att e-mejla oss via dataprotection@shurgard.eu.

11. Uppdateringar av Shurgards integritetspolicy

Denna policy kan uppdateras regelbundet för att återspegla förändrad praxis gällande personuppgifter. Du bör kontrollera denna policy ibland för att säkerställa att du är medveten om den senaste versionen.

12. Hur du kommer i kontakt med oss

Om du har några frågor om denna integritetspolicy och/eller hur vi samlar, sparar och använder dina personuppgifter kan du e-mejla oss via dataprotection@shurgard.eu.

Användning av cookies

Shurgard använder cookies som relateras till din åtkomst till webbplatsen, personliga inställningar och webbläsarbeteende, till exempel för att komma ihåg användarnas inställningar (t.ex. språkinställningar). Användare kan kontrollera användningen av cookies på individuell webbläsarnivå. Om du avvisar cookies kan du fortfarande använda vår webbplats, men din möjlighet att använda vissa funktioner eller delar av vår webbplats kan vara begränsad.

1. Vad är cookies?

Cookies är små textfiler som lagras på din dator av vår webbplats som du besöker. De innehåller viss information inklusive webbplatsens namn, kakans "livstid" och vissa siffror och nummer.

2. Hur Shurgard använder cookies

Vi använder cookies på vår webbplats:

för att förbättra funktionaliteten på vår webbplats,
för att hjälpa oss att känna igen dig som en unik besökare när du återvänder till vår webbplats och tillåta oss att skräddarsy innehåll som matchar dina inställningar, och
för att möjliggöra för oss att skräddarsy annonser som matchar dina intressen eller för att undvika att visa dig samma annonser flera gånger, samt
för att sammanställa anonym, aggregerad statistik som gör det möjligt för oss att förstå hur användarna använder vår webbplats och för att hjälpa oss att förbättra strukturen på vår webbplats.

Cookies är inte skadliga för din dator. Om du föredrar det kan du ställa in din webbläsare för att acceptera eller vägra cookies. Observera att om cookies är inaktiverade så kan du kanske inte använda alla interaktiva funktioner på vår hemsida. Mer information om inaktivering av cookies finns på www.allaboutcookies.org.

Om du inte vill ta emot vissa kategorier av cookies på vår hemsida kan du när som helst ändra dina tillståndsinställningar via dina webbläsarinställningar. Detta påverkar endast framtida cookies. Om du vill ta bort cookies som du tidigare fått raderar du dem från webbläsarens cache-minne.

Tabellen nedan visar alla cookies vi och tredje part använder på vår hemsida: