Har du massvis av papper och dokument i ditt företag? Om du behöver hjälp med att organisera allt har vi fem bra tips om hur du skapar ordning i företagets administration.
1. Inrätta ett System
Det måste vara ett system som är begripligt för både dig OCH alla andra som behöver tillgång till dokumenten (i såväl pappersform som elektronisk form).
Huvudkategorierna är att spara efter ämne, alfabetiskt, numeriskt, geografiskt eller kronologiskt. Välj den struktur som fungerar bäst för ditt företag och se till att systemet omfattar både pappersdokument och digitala filer.
Vårt bästa tips! Använd färgkodning för de viktigaste eller oftast använda handlingarna. Färg är ett supereffektivt sätt att lätt hitta olika dokument.
2. Använd namngivningsregler
Namngivningsregler är särskilt viktiga när du organiserar din digitala information, men du bör ha samma struktur för alla dokument du sparar En god namngivningsregel lyder: kort – men beskrivande.
Alla specialtecken – inklusive punkt – bör undvikas. I stället bör igenkännliga ordformat, inklusive versaler och understreck för att skapa mellanslag, liksom ett datumformat, användas.
Det är även klokt att inkludera ett versionsnummer, så att du kan hålla reda på olika versioner av samma dokument.
3. Ta bort gamla filer och handlingar
Det är naturligtvis nödvändigt att behålla vissa viktiga filer och handlingar, men mycket kan utan tvekan raderas eller åtminstone arkiveras för att inte ta upp utrymme i en fysisk eller digital mapp.
Bestäm en ”förfallotid”, så att äldre innehåll gås igenom och tas bort efter en viss tid. Skriv in ett återkommande datum i din kalender då processen bör upprepas. Härigenom frigörs utrymme för de mappar du behöver mer regelbundet.
Om du föredrar att arkivera i stället har du helt enkelt en arkivmapp dit du flyttar digitala filer eller en arkivlåda för papper. Arkiv kan dock ta upp mycket utrymme, så tänk på vad du behåller.
Om du märker att ditt hemmakontor håller på att fyllas av arkivlådor – använd ett förråd för att förvara de pärmar du kan komma att behöver vid ett senare tillfälle.
4. Pågående arbete mot avslutat arbete
Det här är ett smart tips som hjälper dig att prioritera vad du sparar. Ha olika mappar för arbete med pågående projekt och arbete som redan har slutförts.
Denna kategorisering gör det lättare för dig att fokusera på de uppgifter som fordrar din omedelbara uppmärksamhet. Det kan även vara fördelaktigt att gruppera mapparna efter slutdatum, vilket ger dig en tydlig överblick över alla tidsgränser.
5. Håll isär arbete och fritid
Kom ihåg att enbart ha arbetsrelaterade saker i företagets pärmar och filmappar. Fördelarna är många – det garanterar bland annat att du skiljer tydligt mellan arbetsliv och privatliv.
Det främjar ditt välbefinnande och gör även ditt fil- och dokumenthanteringssystem effektivare. Dessutom vill du förmodligen inte att alla på arbetet ska titta igenom dina semesterbilder!
Vilka är dina bästa tips om hur du organiserar företagets filer och handlingar?
Berätta det för oss med en kommentar nedan!
Kommentera